Ein Catering-Auftrag kann gut bezahlt wirken – und am Ende trotzdem kaum Gewinn bringen. Eine sichere Kalkulation berücksichtigt deshalb nicht nur Lebensmittel und den Preis pro Gast, sondern alle Kosten des gesamten Auftrags.

DIE 9 WICHTIGSTEN KOSTENBEREICHE

1. Wareneinsatz
Lebensmittel, Getränke und Zutaten – inklusive Verschnitt, Probemengen, Dekorationen und Gewürzen.

2. Eigene Arbeitszeit
Planung, Einkauf, Vorbereitung, Produktion, Aufbau, Durchführung, Abbau, Reinigung und Nachbereitung.

3. Personal
Einsatz- und Vorbereitungszeiten, Anfahrt, Zuschläge und eine realistische Reserve für zusätzlichen Aufwand.

4. Fahrt & Logistik
Kilometer, Kraftstoff, Fahrzeugkosten, Parkgebühren, Maut, Ladezeiten und zusätzliche Fahrten.

5. Verpackung & Verbrauchsmaterial
Transportboxen, Einwegverpackungen, Servietten, Etiketten, Müllbeutel, Handschuhe und Reinigungsmittel.

6. Equipment
Geschirr, Warmhaltegeräte, Kühltechnik oder Mobiliar verursachen Miet-, Transport-, Reinigungs- und Ersatzkosten. Auch eigenes Equipment ist nicht kostenlos.

7. Betriebskosten
Miete, Energie, Versicherungen, Software, Telefon, Buchhaltung und Werbung müssen anteilig von deinen Aufträgen getragen werden.

8. Reserve & sonstige Kosten
Kurzfristige Nachkäufe, Bruch, Preissteigerungen und spontane Kundenwünsche lassen sich nicht immer exakt vorhersehen.

9. Gewinnmarge
Gewinn ist kein zufälliger Restbetrag. Plane ihn bewusst ein, damit dein Betrieb Rücklagen bilden, investieren und wachsen kann.

WARUM DER PREIS PRO GAST ALLEIN NICHT REICHT

Zwei Veranstaltungen mit derselben Gästezahl können durch Entfernung, Leistungsumfang, Personalbedarf und Equipment völlig unterschiedliche Kosten verursachen. Berechne deshalb zuerst den gesamten Auftrag – und leite daraus anschließend den Preis pro Person ab.

IN 5 SCHRITTEN ZUM TRAGFÄHIGEN PREIS

• Leistungsumfang und Gästezahl vollständig erfassen
• Waren, Personal und Logistik berechnen
• Eigene Arbeitszeit und Betriebskosten ergänzen
• Reserve und gewünschte Gewinnmarge einplanen
• Gesamtpreis und Preis pro Person kontrollieren

FAZIT

Eine professionelle Catering-Kalkulation schafft Klarheit, bevor du dein Angebot abgibst. Du erkennst, welchen Mindestpreis du brauchst und ob dein gewünschter Gewinn realistisch ist.

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