Catering-Kosten berechnen: So wird dein Auftrag wirklich profitabel
Viele Caterer kalkulieren lediglich Wareneinsatz und Personalstunden, vergessen dabei jedoch Fahrt, Verpackung, Equipment, anteilige Betriebskosten, Ausfallrisiken und eine planbare Gewinnmarge. Entdecke praxiserprobte Methoden, um Cateringpreise fundiert und wirtschaftlich tragfähig zu kalkulieren.
Diese Kosten gehören in jeden Catering-Auftrag
Eine lückenlose Kalkulation schützt vor unbemerkten Verlusten. Die neun entscheidenden Kostenblöcke unterteilen sich in vier Kernbereiche – vom Einkauf bis zur gesicherten Marge.
1. Direkte Herstellungskosten
Wareneinsatz: Alle Zutaten für Speisen und Getränke inklusive Schnittverlusten, Schwund und Puffer kalkulieren.
Eigene Arbeitszeit: Vorbereitung, Kochen und Nachbereitung mit einem realistischen Unternehmerlohn ansetzen.
2. Service & Logistik
Zusätzliches Personal: Servicekräfte, Köche vor Ort sowie alle gesetzlichen Lohnnebenkosten vollständig berücksichtigen.
Fahrt & Logistik: Kilometerpauschalen, Transportzeiten, Fahrzeugverschleiß und Parkgebühren einkalkulieren.
3. Material & Infrastruktur
Verpackung: Kosten für Transportboxen, Einwegartikel, Vakuumbeutel und Folien transparent aufschlüsseln.
Equipment & Reinigung: Mietkosten für Chafing Dishes und Geschirr sowie den Aufwand für Spül- und Reinigungsmittel berücksichtigen.
4. Gemeinkosten & Gewinn
Betriebskosten: Küchenmiete, Strom, Wasser, Versicherungen und Software anteilig umlegen.
Sonstige Auftragskosten: Entsorgung, Kommissionierung und Sondergenehmigungen.
Gewinnziel: Feste unternehmerische Rendite zur Rücklagenbildung und Reinvestition.
Rechenbeispiel für 50 Gäste
Eine nachvollziehbare Modellrechnung (netto, ohne Umsatzsteuer): Wareneinsatz: 650 € | Eigene Arbeitszeit: 480 € | Personal: 420 € | Fahrt & Logistik: 120 € | Verpackung & Equipment: 180 € | Betriebskostenanteil: 150 €.
Daraus ergeben sich Gesamtkosten von 2.000 €. Mit einem beispielhaften Gewinnziel von 20 % auf die Kosten entsteht ein Netto-Verkaufspreis von 2.400 € bzw. 48 € pro Gast.
Hinweis: Dies ist ein vereinfachtes Rechenbeispiel zur Orientierung. Jeder Betrieb muss seine individuellen Stundensätze, Einkaufspreise und Gemeinkosten eigenständig prüfen.
Fehler 1: Eigene Zeit mit 0 € ansetzen
Wer die eigene Arbeitszeit für Vorbereitung, Einkauf, Kochen und Abwasch nicht als festen Kostenfaktor verbucht, arbeitet faktisch umsonst. Dein Unternehmerlohn ist fester Bestandteil der Selbstkosten und kein freiwilliger Bonus.
Fehler 2: Nur reine Zutaten kalkulieren
Ein weit verbreiteter Irrtum ist der einfache Multiplikator auf den Lebensmitteleinkauf. Transport, Verbrauchsmaterialien, Schnittverluste und Puffer werden dabei übersehen und fressen unbemerkt die Rendite auf.
Fehler 3: Betriebskosten völlig vergessen
Küchenmiete, Strom, Gas, Versicherungen, Software und Verschleiß fallen unabhängig vom einzelnen Auftrag an. Werden diese Gemeinkosten nicht anteilig auf jeden Auftrag umgelegt, zahlt der Betrieb am Monatsende drauf.
Fehler 4: Gewinn mit Unternehmerlohn verwechseln
Der Gewinn dient Rücklagen, Investitionen und unternehmerischem Risiko – nicht deinen privaten Lebenshaltungskosten. Erst wenn alle Kosten inklusive fairer Bezahlung gedeckt sind, beginnt der echte Betriebsgewinn.
Rechne nicht länger nach Gefühl.
Prüfe zuerst kostenlos, welche Kosten in deiner Kalkulation fehlen könnten. Wenn du danach einen konkreten Auftrag bewerten möchtest, nutzt du den CaterInstinct Preis-Check inklusive Excel- und Numbers-Tabelle.